Συχνές Ερωτήσεις για την Πιστοποίηση

Η πιστοποίηση αποδεικνύει ότι μια επιχείρηση εφαρμόζει ένα οργανωμένο σύστημα διαχείρισης σύμφωνα με τις απαιτήσεις ενός συγκεκριμένου διεθνούς προτύπου. Ανάλογα με το πρότυπο, το σύστημα μπορεί να αφορά την ποιότητα, την ασφάλεια στην εργασία, το περιβάλλον, την ασφάλεια πληροφοριών, την ενέργεια, την ασφάλεια τροφίμων ή άλλους τομείς λειτουργίας μιας επιχείρησης.

Εξαρτάται από τη δραστηριότητα, τους πελάτες, τις συμβατικές απαιτήσεις, τους διαγωνισμούς στους οποίους συμμετέχετε και τους επιχειρηματικούς σας στόχους. Ενδεικτικά: • ISO 9001 — Διαχείριση Ποιότητας • ISO 14001 — Περιβαλλοντική Διαχείριση • ISO 45001 — Υγεία & Ασφάλεια στην Εργασία • ISO/IEC 27001 — Ασφάλεια Πληροφοριών • ISO 22000 — Ασφάλεια Τροφίμων • ISO 50001 — Ενεργειακή Διαχείριση Αν δεν γνωρίζετε ποιο πρότυπο σας αφορά, μπορούμε να εξετάσουμε τη δραστηριότητα και τις απαιτήσεις της επιχείρησής σας και να σας κατευθύνουμε στα κατάλληλα πρότυπα.

Κόστος πιστοποίησης →

Όχι σε όλες τις περιπτώσεις. Η πιστοποίηση μπορεί όμως να αποτελεί: • προϋπόθεση συμμετοχής σε διαγωνισμό, • απαίτηση πελάτη ή συνεργάτη, • προϋπόθεση συγκεκριμένης σύμβασης, • απαίτηση μιας εφοδιαστικής αλυσίδας, • σημαντικό εμπορικό πλεονέκτημα. Σε ορισμένους κλάδους μπορεί επίσης να υπάρχουν ειδικές νομοθετικές ή κανονιστικές απαιτήσεις που πρέπει να εξετάζονται ξεχωριστά.

Μπορεί να αποτελέσει σημαντικό στοιχείο εμπορικής αξιοπιστίας, ιδιαίτερα όταν ένας πελάτης ή μια εφοδιαστική αλυσίδα απαιτεί αποδεδειγμένο σύστημα διαχείρισης. Ανάλογα με τον κλάδο, μια πιστοποίηση μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση να: • ανταποκρίνεται σε απαιτήσεις μεγάλων πελατών, • συμμετέχει σε συγκεκριμένους διαγωνισμούς, • τεκμηριώνει την οργανωτική της επάρκεια, • αποκτά πρόσβαση σε νέες συνεργασίες ή αγορές. Δεν αποτελεί από μόνο του εγγύηση εμπορικής επιτυχίας, αλλά μπορεί να αφαιρέσει σημαντικά εμπόδια εισόδου.

Δεν υπάρχει μία κοινή διάρκεια για όλες τις επιχειρήσεις. Ο απαιτούμενος χρόνος εξαρτάται κυρίως από: • το μέγεθος της επιχείρησης, • τον αριθμό εγκαταστάσεων, • τη δραστηριότητα, • το πρότυπο που επιλέγεται, • την υπάρχουσα οργάνωση, • το επίπεδο τεκμηρίωσης, • την ετοιμότητα του προσωπικού, • την πολυπλοκότητα των διαδικασιών. Μετά από μια αρχική αξιολόγηση μπορούμε να εκτιμήσουμε πολύ ακριβέστερα τα απαιτούμενα βήματα και το χρονοδιάγραμμα.

Το κόστος δεν είναι ίδιο για κάθε επιχείρηση. Επηρεάζεται από παράγοντες όπως: • το πρότυπο ή τα πρότυπα, • το μέγεθος και η δραστηριότητα της εταιρείας, • ο αριθμός εργαζομένων, • οι εγκαταστάσεις, • η πολυπλοκότητα των διαδικασιών, • η υπάρχουσα κατάσταση του συστήματος, • το εύρος της απαιτούμενης συμβουλευτικής υποστήριξης. Συνήθως πρέπει επίσης να διακρίνεται το κόστος προετοιμασίας και συμβουλευτικής από το κόστος του ανεξάρτητου φορέα πιστοποίησης, όπου αυτά παρέχονται από διαφορετικούς οργανισμούς.

Ζητήστε εξατομικευμένη προσφορά →

Η διαδικασία μπορεί να οργανωθεί σε τέσσερα βασικά στάδια: 1. Αξιολόγηση Εξετάζουμε τη σημερινή λειτουργία της επιχείρησης και εντοπίζουμε τι υπάρχει ήδη και τι χρειάζεται να συμπληρωθεί. 2. Σχεδιασμός Οργανώνουμε το σύστημα διαχείρισης, τις διαδικασίες και την απαραίτητη τεκμηρίωση. 3. Εφαρμογή Το σύστημα τίθεται σε πραγματική λειτουργία, το προσωπικό ενημερώνεται ή εκπαιδεύεται και πραγματοποιούνται οι απαραίτητοι έλεγχοι. 4. Πιστοποίηση Η επιχείρηση προετοιμάζεται για την τελική αξιολόγηση σύμφωνα με το αντίστοιχο πρότυπο.

Ναι. Η υποστήριξη μπορεί να καλύψει ολόκληρη τη διαδικασία, ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης: • αρχική αξιολόγηση, • gap analysis, • σχεδιασμό του συστήματος, • σύνταξη διαδικασιών και τεκμηρίωσης, • καθορισμό αρμοδιοτήτων, • εκπαίδευση προσωπικού, • υποστήριξη εφαρμογής, • εσωτερικό έλεγχο, • διορθωτικές ενέργειες, • προετοιμασία για την τελική επιθεώρηση. Στόχος είναι το σύστημα να προσαρμόζεται στην πραγματική λειτουργία της επιχείρησης και όχι η επιχείρηση να επιβαρύνεται με περιττές διαδικασίες.

Όχι απαραίτητα. Συνήθως υπάρχουν ήδη πολλές πρακτικές που καλύπτουν μέρος των απαιτήσεων ενός προτύπου, αλλά δεν είναι επαρκώς οργανωμένες ή τεκμηριωμένες. Η αρχική αξιολόγηση εντοπίζει: • τι ήδη λειτουργεί σωστά, • τι χρειάζεται να τεκμηριωθεί, • τι πρέπει να βελτιωθεί, • ποιες νέες διαδικασίες είναι πραγματικά αναγκαίες. Στόχος δεν είναι η δημιουργία γραφειοκρατίας, αλλά ενός λειτουργικού συστήματος που εξυπηρετεί την επιχείρηση.

Όχι όταν το σύστημα σχεδιαστεί σωστά. Ένα σύγχρονο σύστημα διαχείρισης πρέπει να είναι ανάλογο με: • το μέγεθος, • τη δραστηριότητα, • τους κινδύνους, • την πολυπλοκότητα της συγκεκριμένης επιχείρησης. Δεν χρειάζεται μια μικρή επιχείρηση να λειτουργεί με τις ίδιες διαδικασίες και το ίδιο επίπεδο τεκμηρίωσης με έναν μεγάλο βιομηχανικό οργανισμό.

Στις περισσότερες περιπτώσεις δεν απαιτείται πρόσληψη αποκλειστικού στελέχους μόνο για την πιστοποίηση. Μπορούν να καθοριστούν συγκεκριμένες αρμοδιότητες σε υφιστάμενα στελέχη και να οργανωθεί το σύστημα έτσι ώστε η καθημερινή διαχείρισή του να είναι πρακτική. Η κατάλληλη λύση εξαρτάται από το μέγεθος και την πολυπλοκότητα της επιχείρησης.

Ναι, στον βαθμό που κάθε εργαζόμενος επηρεάζεται από το συγκεκριμένο σύστημα. Η εκπαίδευση δεν σημαίνει ότι όλοι πρέπει να γνωρίζουν ολόκληρο το πρότυπο. Κάθε εργαζόμενος πρέπει κυρίως να γνωρίζει: • τις αρμοδιότητές του, • τις διαδικασίες που τον αφορούν, • τι πρέπει να καταγράφει, • πώς αντιμετωπίζονται αποκλίσεις ή προβλήματα.

Ναι. Πολλά πρότυπα πιστοποίησης έχουν κοινή δομή και μπορούν να ενσωματωθούν σε ένα Ενιαίο Σύστημα Διαχείρισης. Για παράδειγμα μπορούν να συνδυαστούν: ISO 9001 + ISO 14001 + ISO 45001 ώστε κοινές λειτουργίες, όπως: • έλεγχος εγγράφων, • εσωτερικές επιθεωρήσεις, • ανασκόπηση διοίκησης, • διορθωτικές ενέργειες, • διαχείριση κινδύνων να οργανώνονται ενιαία. Αυτό μπορεί να μειώσει σημαντικά την πολυπλοκότητα της εφαρμογής.

Μια μη συμμόρφωση δεν σημαίνει απαραίτητα αποτυχία ολόκληρης της διαδικασίας. Πρέπει να: 1. εντοπιστεί η αιτία, 2. καθοριστεί η κατάλληλη διορθωτική ενέργεια, 3. εφαρμοστεί η διόρθωση, 4. προσκομιστούν, όπου απαιτείται, τα σχετικά αποδεικτικά στοιχεία. Η σωστή προετοιμασία πριν από την επιθεώρηση μειώνει σημαντικά τον κίνδυνο σοβαρών αποκλίσεων.

Μεγάλο μέρος της συμβουλευτικής, της τεκμηρίωσης, των συναντήσεων και της εκπαίδευσης μπορεί, ανάλογα με την περίπτωση, να πραγματοποιηθεί εξ αποστάσεως. Σε δραστηριότητες όπου είναι σημαντική η αξιολόγηση εγκαταστάσεων, παραγωγικών διαδικασιών ή φυσικών συνθηκών εργασίας μπορεί να απαιτείται και επιτόπια παρουσία. Η κατάλληλη μορφή συνεργασίας καθορίζεται μετά την αρχική αξιολόγηση.

Το πρώτο βήμα είναι μια σύντομη αρχική αξιολόγηση των αναγκών της επιχείρησής σας. Εξετάζουμε: • τη δραστηριότητά σας, • το μέγεθος της επιχείρησης, • τα πρότυπα που σας ενδιαφέρουν, • τον λόγο για τον οποίο χρειάζεστε πιστοποίηση, • την υφιστάμενη κατάσταση, • τυχόν συγκεκριμένες προθεσμίες. Στη συνέχεια μπορεί να καθοριστεί το κατάλληλο αντικείμενο εργασιών και η απαιτούμενη υποστήριξη.

Κόστος πιστοποίησης →

Εξαρτάται από τους όρους της συγκεκριμένης διακήρυξης. Ορισμένοι διαγωνισμοί απαιτούν συγκεκριμένα πρότυπα ή άλλα αποδεικτικά στοιχεία σχετικά με: • ποιότητα, • περιβαλλοντική διαχείριση, • υγεία και ασφάλεια, • ασφάλεια πληροφοριών, • τεχνική ή επαγγελματική ικανότητα. Η κάθε διακήρυξη πρέπει να εξετάζεται ξεχωριστά. Αν έχετε συγκεκριμένο διαγωνισμό, μπορούμε να εξετάσουμε τις σχετικές απαιτήσεις και να εντοπίσουμε ποια πρότυπα σας αφορούν.

Ναι, εφόσον η συγκεκριμένη υπηρεσία περιλαμβάνεται στο συμφωνημένο αντικείμενο συνεργασίας. Η υποστήριξη ενός υφιστάμενου συστήματος μπορεί να περιλαμβάνει: • επικαιροποίηση διαδικασιών, • εσωτερικές επιθεωρήσεις, • ανασκόπηση συστήματος, • παρακολούθηση διορθωτικών ενεργειών, • προετοιμασία για επιθεωρήσεις επιτήρησης, • προσαρμογή σε αλλαγές της επιχείρησης ή των απαιτήσεων.

Η πιστοποίηση δεν σημαίνει ότι το σύστημα σταματά να λειτουργεί. Η επιχείρηση πρέπει να συνεχίσει να εφαρμόζει και να βελτιώνει το σύστημα και να ανταποκρίνεται στις προβλεπόμενες επιθεωρήσεις. Συνήθως απαιτούνται: • παρακολούθηση στόχων, • τήρηση των απαιτούμενων αρχείων, • εσωτερικές επιθεωρήσεις, • διορθωτικές ενέργειες, • ανασκόπηση από τη διοίκηση, • επιθεωρήσεις επιτήρησης.

Ο εσωτερικός έλεγχος εξετάζει αν το σύστημα: • εφαρμόζεται όπως έχει σχεδιαστεί, • συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του προτύπου, • λειτουργεί αποτελεσματικά, • παρουσιάζει αποκλίσεις που πρέπει να διορθωθούν. Αποτελεί βασικό εργαλείο για τον εντοπισμό προβλημάτων πριν από την εξωτερική επιθεώρηση.